Kennt Ihr das auch? Der Jahresabschluss steht an, alle sind bereit – vermeintlich. Doch statt eines klaren Rennens zum Ziel fühlt sich der Bilanzprozess eher an wie eine nervige Schnitzeljagd mit unklaren Regeln. Unterlagen fehlen, Zuständigkeiten sind schwammig, der Mandant ist verwirrt – und am Ende heißt es wieder: „Warum dauert das alles so lange?“
Realismus statt Traumtänzerei
So ging’s mir kürzlich mit einem Mandanten, bei dem ich ehrlich dachte: „Easy case.“ Die Fibu war vollständig, alles digital. Und trotzdem: Statt Vollgas gab’s Stillstand. Der Chef hatte Rückfragen, die Lohnabteilung fehlte bei der Vorbereitung, und der Mandant wusste nicht mal, dass wir schon loslegen wollten.
Das hat mich zum Nachdenken gebracht: Warum fühlt sich der Bilanzprozess manchmal wie ein Rätselspiel an, obwohl wir längst Tools, Daten und Erfahrung hätten, um das Ganze auf die Strecke zu bringen?
Die Antwort liegt für mich in einem klaren Bild:
Der Bilanzprozess sollte kein Suchspiel sein, sondern ein Boxenstopp mit System – geplant, getaktet, mit festen Rollen und einem Ziel: Die Bilanz des Mandanten sicher und effizient ins Ziel zu bringen.
Der Boxenstopp: Was der Rennsport mit dem Bilanzprozess zu tun hat
Im Motorsport entscheidet oft nicht nur der Fahrer über Sieg oder Niederlage – sondern das Team an der Box. Reifenwechsel, Tanken, Datencheck – alles läuft in Sekunden, weil jeder weiß, was wann zu tun ist. Hier spielt die Kommunikation mit den Mandanten eine besondere Rolle. Kommunikationstipps haben wir Dir im Blogbeitrag: „Mails mit Wums“ zusammen gestellt (funktioniert natürlich auch für Nachrichten im Mandantenportal).
Genauso kann auch der Bilanzprozess funktionieren – wenn man ihn gut plant, klug steuert und sauber präsentiert.
Willkommen bei Triple P: Planung – Prozess – Präsentation. Ich nehme Dich mit auf eine Runde durch unseren optimierten Boxenstopp-Ablauf.
Die Startaufstellung: Planung statt Hoffnung
Im Rennsport wird kein Fahrzeug ohne Strategie auf die Strecke geschickt – und bei uns auch kein Jahresabschluss. Denn der Bilanzprozess beginnt nicht mit dem ersten Beleg, sondern mit einer Planung, die funktioniert.
#1 Unsere Pole-Position-Strategie:
- Priorisierung nach ABC-Mandanten: Wer braucht wann wie viel?
Mein Tipp: Fangt mit der Planung der wirklich wichtigen (und oft arbeitsintensiven) Bilanzen an – es dürfen auch private Einkommensteuererklärungen geplant werden, die zum Beispiel durch mehrere VuV-Objekte vom Zeiteinsatz einer Bilanz mindestens nahe kommen – sie teilweise sogar schlagen. - Fristen und Sachzwänge im Blick: Bankgespräche, Steuertermine, Urlaube.
Wir wissen meist mehr als wir denken über das kommende Jahr. Wenn wir dieses Wissen nutzen, reduzieren wir vermeintliche Überraschungen. - Kapazitäts-Check: Wer im Team ist einsatzbereit – wer steht an der Box?
Man kann ja bekanntlich nur das verplanen, was auch zur Verfügung steht. Wird das missachtet, scheitern Planungen oft schon im Ansatz.
Smartee-Tipp:
Unser jährlicher Planungsworkshop mit dem ganzen Team bringt mehr als jedes Excel-Tool. Wer mit plant, übernimmt auch Verantwortung.
#2 Boxenstopp mit System: Der eigentliche Bilanzprozess
Das Geheimnis: Boxencrew statt Einzelkämpfer
Hier kommt der Moment der Wahrheit: Läuft der Prozess oder läuft er aus dem Ruder?
Auch wenn es e i n e Bilanzsachbearbeiterin gibt – Bilanzerstellung ist Teamwork. Bei einem echten Boxenstopp hat jeder seinen Platz:
- Fibu: liefert Datenqualität
- Lohn: klärt Besonderheiten
- Sachbearbeitung: koordiniert den Ablauf und setzt um (Lies dazu mal den Blogbeitrag: „Konzentriertes Arbeiten“)
- Chef: trifft Entscheidungen
- Mandant: liefert, was fehlt – aber nur, wenn er weiß, was und wann
- Assistenz kümmert sich um Termine und das Design der Bilanz
Unser Werkzeugkasten: MS Planner und Teams, Mandantenportal, klare Zuständigkeiten, fixe Zwischenstopps – ohne ständiges Nachjustieren.
Boxenstopp | Beteiligte | Ziel |
Vorabinfo | Mandant | Ankündigung + Anforderung fehlender Infos |
Spielerbesprechung | Fibu, Lohn, Bilanz | interner Abgleich offener Punkte |
Chef-Entscheidung | Chef, SB | Prioritäten + Strategie für finale Phase |
Bilanzgespräch | Mandant, Chef | Präsentation mit Mehrwert |
Feedback-Loop | SB, Chef, Fibu | Lessons learned, Prozess-Optimierung |
Smartee-Merksatz: „Schnell fahren ist kein Talent – es ist Vorbereitung.“
#3 Die Zielgerade: Präsentation mit Wumms statt Gähnen
Früher war die Bilanzübergabe bei uns… sagen wir: funktional. Heute machen wir daraus ein echtes Ernte-Gespräch – mit Klartext, Visualisierung und Beratungsimpulsen.
Die wichtigsten Fragen des Mandanten:
- Wie viel Steuern muss ich zahlen?
- Wo ist mein Gewinn hin?
- Wie war mein Jahr – im Vergleich?
- Was kann ich besser machen?
Statt seitenlanger Berichte gibt’s bei uns heute Power BI-Grafiken, Cashflow-Analysen in verständlich und vor allem: Zeit für echtes Gespräch.
Was uns geholfen hat: Von der Zettelwirtschaft zur Prozesslandkarte
Wir haben irgendwann gemerkt: Es geht nicht nur darum, was wir tun – sondern wie.
Deshalb haben wir:
- Standardboxenstopps definiert
- Verantwortungen visualisiert
- Tools gezielt eingesetzt statt alles über Mails laufen zu lassen
- Mandanten früh einbezogen
Das Ergebnis?
Weniger Rückfragen, mehr Klarheit – und deutlich weniger Nervenkrieg.
Fazit: Bilanzprozess mit System spart Zeit, Nerven und Stress
Ein gut geplanter Bilanzprozess ist kein Luxus – er ist überlebenswichtig.
Nicht nur für unsere Nerven, sondern auch für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei.
Smartee-Fazit in 5 Sekunden:
- Planung ist der Zündschlüssel
- Der Prozess braucht klare Stopps
- Kommunikation ist das Motoröl
- Präsentation ist das Zielbild
- Der Mandant ist unser Mitfahrer – nicht unser Gegner
Und jetzt Du!
Wie läuft der Bilanzprozess bei Euch?
Habt Ihr schon Euren eigenen Boxenstopp eingerichtet? Oder fühlt Ihr Euch manchmal noch wie auf Schnitzeljagd durch den dunklen Bilanzwald?
Schreib mir Deine Erfahrungen – wir lernen voneinander!
PS: Und wenn der Jahresendspurt trotzdem noch „zum Haare raufen“ mutiert, findest Du unsere Empfehlungen zur Stressminimierung in unserem Blogbeitrag „Jahresendspurt: Stressfrei durch den Jahresabschluss – 7 erprobte Tipps für den Kanzleialltag“
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