Jahresendspurt – macht das Wort etwas mit Euch? In der Kanzlei beginnt die alljährliche Jahresendhektik? Für uns Steuerfachangestellte ist der Jahreswechsel eine der intensivsten Zeiten. Oft sammeln sich hier auf den letzten Metern des Jahres die Aufgaben und Deadlines – von den letzten Jahresabschlüssen bis zu Besprechungen mit Mandanten. In unserer Kanzlei haben wir die Herausforderung erkannt und im Laufe der Jahre Strategien entwickelt, um den Stress zu mindern.
Hier sind sieben Tipps, die wir im Jahresendspurt getestet und angepasst haben, um die hektische Zeit stressfrei zu bewältigen – ohne übermäßige Nervenverluste!
Tipp 1. Prioritäten setzen: Was ist im Jahresendspurt wirklich wichtig?
Wir alle wissen: Nicht jede Aufgabe hat die gleiche Dringlichkeit, auch wenn es oft so wirkt. In unserer Kanzlei arbeiten wir schon länger nach einem klaren Prinzip: Wichtige Aufgaben zuerst! Aber wie finden wir heraus, was wirklich wichtig ist? Uns hilft eine einfache Frage: „Was passiert, wenn diese Aufgabe erst im neuen Jahr fertig wird?“
In einem Teammeeting haben wir das zusammen durchgespielt: Bei manchem Mandanten wäre eine Terminverschiebung problemlos möglich gewesen, während andere Projekte wirklich dringend waren. Der Tipp stammt übrigens aus dem delfi-net Steuerberaternetzwerk, und wir passen ihn bei uns regelmäßig an.
Extra-Tipp: Kläre auch mit Deinen Kollegen und Kolleginnen ab, was tatsächlich „sofort“ erledigt sein muss und was auch bis Januar warten kann. Eine kleine Runde zur Abstimmung am Montagmorgen hilft uns, uns gegenseitig zu entlasten und den Fokus zu halten. Im Jahresendspurt ist dieser Austausch Gold wert!
Extra-Tipp: Du wartest immer noch auf die letzten Belege für einige Bilanzen und/ oder Steuererklärungen? Dann schau Dir unter dem Aspekt „wirklich wichtig“ noch mal den Blogbeitrag „Belege, Belege, Belege“ an.
Tipp 2. Die ABC-Analyse der Mandanten: Effizienter durch den Jahresendspurt
In unserer Kanzlei haben wir uns im Laufe der Jahre einen Überblick verschafft, wie wichtig jeder Mandant für uns ist. Wir unterscheiden dabei zwischen A-, B- und C-Mandanten. Diese ABC-Analyse ist unser Schlüssel, um unsere Arbeit zu priorisieren und effizient durch den Jahresendspurt zu kommen.
So halten wir es seit einiger Zeit: A-Mandanten haben höchste Priorität, wenn es um Dringliches geht, und werden bevorzugt behandelt. Bei den B- und C-Mandanten können wir oft auf eine allgemeine Information zum Jahreswechsel oder ein Rundschreiben zurückgreifen. Wenn Fragen aufkommen, übernehmen die zuständigen Kollegen die Beantwortung.
Beispiel aus dem Kanzleialltag: Für unsere A-Mandanten haben wir spezielle Jahresgespräche schon im Herbst geplant, in denen wir die Steueränderungen und individuelle Maßnahmen für den Jahreswechsel besprechen. So „überraschen „ sie uns nicht (so oft) mit Terminwünschen kurz vor Weihnachten. B-Mandanten werden eingeladen, ihre Fragen in unserer offenen Sprechstunde zu klären, was das Team im Büro entlastet.
Tipp 3. Delegieren im Jahresendspurt: Aufgaben sinnvoll verteilen und nicht alles selbst machen
Wenn ich eins gelernt habe, dann: Niemand muss alles selbst erledigen. Gerade im Dezember ist es wichtig, die Aufgaben gut zu verteilen und nicht in den „Ich-mache-alles-selbst-Modus“ zu verfallen. Einmal hatte ich es mit einem besonders hektischen Jahresendspurt zu tun, weil ein größerer Mandant kurzfristig zusätzliche Jahresabschlüsse angefragt hatte. Damals war ich echt am Limit. Heute wissen wir, dass Delegieren hier den größten Unterschied machen kann.
Ich selbst überlege mir nun immer schon im Oktober, welche Aufgaben ich abgeben kann. Bei uns ist es zum Beispiel so, dass die Kollegin, die ohnehin das Mandat betreut, auch die Jahresplanung übernimmt. So entsteht keine Unruhe, und die Aufgaben sind klar verteilt. Natürlich überlege ich auch immer anders herum, wie ich meinen KollegInnen das Leben leichter machen kann.
Tipp 4. „Nein“ sagen im Jahresendspurt: Wir haben gelernt, die Ruhe zu bewahren
Dieser Punkt fällt uns Steuerleuten oft besonders schwer, denn wir sind gewohnt, „immer“ für unsere Mandanten da zu sein. Aber irgendwann haben wir in einem delfi-net Workshop gelernt, dass ein einfaches „Nein“ manchmal der beste Freund sein kann, wenn die Aufgaben im Jahresendspurt Überhand nehmen. Besonders am Jahresende, wenn wir überlastet sind, müssen wir uns darauf konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Ein Mandant wollte dann doch kurzfristig seine Steuerstrategie umstellen und hoffte auf ein ausführliches Beratungsgespräch noch vor Weihnachten. Meine Chefin hat ihm freundlich, aber klar sagen, dass wir erst im Januar Kapazitäten dafür haben. Und sie hat ihm auch klar gemacht, dass „Schnellschüsse“ oft nach hinten los gehen.
Erfahrungswert: Ein klares „Nein“ zu Projekten, die nicht unbedingt in den Dezember gehören, bringt Ruhe und hält den Kopf frei für die tatsächlich wichtigen Aufgaben.
Extra-Tipp: Ganz besonders bewährt sich beim Jahresendspurt immer wieder unsere „stille Zeit“ – davon habe ich ja im Blogbeitrag „Konzentriertes Arbeiten“ schon berichtet.
Tipp 5. Zeitplanung und Pufferzeiten: Die Basis für den stressfreien Jahresendspurt
Unsere Chefin hat es so formuliert: Eine gute Zeitplanung ist wie eine Versicherung gegen Stress. In der Kanzlei nutzen wir daher schriftliche Zeitpläne. Dabei planen wir für jede Woche, welche Aufgaben auf jeden von uns zukommen, und lassen immer rund 40 % der Arbeitszeit für Unvorhergesehenes frei. Ja, 40 % klingt viel, aber durch diese Pufferzeiten sind wir nicht sofort überfordert, wenn etwas Unerwartetes dazwischenkommt.
Praktisches Beispiel: Wir haben es zur Gewohnheit gemacht, alle regelmäßigen Termine wie interne Besprechungen oder Mandantengespräche direkt am Anfang des Monats einzutragen. Der Rest der Zeit bleibt flexibel. So haben wir im Jahresendspurt den nötigen Spielraum für Dringendes, das immer mal wieder auf den Schreibtisch flattert.
Tipp 6. Teamwork im Jahresendspurt: Ein starkes Team für die stressigste Zeit des Jahres
Wir haben im Laufe der Jahre gemerkt, dass ein starker Zusammenhalt im Team den Stress enorm mindert. Ein Beispiel: Vor einigen Jahren haben wir zum ersten Mal regelmäßige Check-ins eingeführt, um uns bei Stressphasen gegenseitig zu entlasten. Ein kurzes Team-Meeting zu Wochenbeginn, in dem wir Aufgaben und Fristen durchgehen, hat sich als sehr hilfreich erwiesen.
Unsere Chefin betont gern, dass wir als Team gut abgestimmt sein müssen, damit sich der Jahresendstress nicht bei einem Einzelnen staut. Wer Unterstützung braucht, meldet sich – und wer zusätzliche Kapazität hat, hilft aus.
Extra-Tipp: Teamwork bedeutet auch, die Stärken der anderen zu nutzen. So übernimmt bei uns beispielsweise die Kollegin mit dem besten Draht zu den Mandanten die Kommunikation für dringende Rückfragen, während andere Kollegen sich stärker um die Sacharbeit kümmern. So schaffen wir den Jahresendspurt gemeinsam.
Tipp 7. Boxenstopp im Jahresendspurt: Regelmäßige Pausen für die richtige Balance
Dieser Tipp klingt vielleicht banal, aber regelmäßige Pausen sind im Dezember absolut notwendig! Es ist verführerisch, durchzuarbeiten, wenn der Schreibtisch voll ist, aber aus eigener Erfahrung weiß ich, wie wichtig kleine Boxenstopps sind, um den Kopf frei zu bekommen. Bei uns in der Kanzlei gibt es seit kurzem die „Power-Pause“, in der wir alle gemeinsam kurz durchatmen, oft nach der Mittagspause. Dann trinken wir einen Kaffee, tauschen uns kurz über das Wochenende aus, und die Stimmung ist direkt wieder entspannter.
Wir haben uns auch darauf geeinigt, dass es okay ist, einfach mal für fünf Minuten ans Fenster zu gehen oder sich zu dehnen – selbst dann, wenn noch Arbeit wartet.
Extra-Tipp: Stressbewältigungstechniken für den Kanzleialltag während des Jahresendspurts
Neben diesen konkreten Arbeitstipps haben wir uns auch in Sachen Stressbewältigung weitergebildet. In einem delfi-net Seminar haben wir über verschiedene Entspannungstechniken gesprochen, die wir nun ab und zu ausprobieren. Besonders hilfreich finden wir die Progressive Muskelentspannung, die einfach anzuwenden ist und nachweislich Stress abbaut.
Anleitung zur Muskelentspannung: Diese Technik ist in wenigen Minuten durchzuführen. Nimm Dir einfach zwischendurch fünf Minuten Zeit, um einzelne Muskelgruppen gezielt anzuspannen und dann wieder zu entspannen. So werden Verspannungen gelöst, und das Gehirn bekommt die nötige Pause.
Wir haben uns dieses Youtubevideo als Anleitung ausgesucht:
Fazit: Gemeinsam stressfrei durch den Jahresendspurt
Die Zeit von November bis Weihnachten wird nie völlig stressfrei sein, aber mit den richtigen Methoden können wir den Druck erheblich mindern. Gemeinsam als Team, mit Prioritäten und durch klare Zeitplanung schaffen wir es jedes Jahr ein bisschen besser, entspannt ins neue Jahr zu starten.
Also: Kopf hoch, Augen auf die Aufgaben richten und Pausen nicht vergessen – auf in den Jahresendspurt!
Bildquellen
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