Meetings! Ich weiß, ich spreche euch aus der Seele. Bei dem Wort schüttelt es wahrscheinlich einige von euch. Stundenlanges Palaver, verschwendete Zeit, und am Ende weiß keiner so recht, was eigentlich rum gekommen ist. Kennt ihr, oder?
Genau diese Frustration hat auch in unserer Kanzlei lange Zeit geherrscht. Oft saßen wir in überfüllten Räumen, die Agenda platzte aus allen Nähten und wir haben versucht, alles Mögliche auf einmal zu „erschlagen“.
Unsere Meeting-Herausforderungen
Zu oft, zu lange, zu überfrachtet, Protokolle die keiner schreiben möchte – und schon gar keiner liest. 😇 Dazu gibt es immer wieder KollegInnen, die gerne reden und auch welche, die gar nichts sagen. Unser Chef – wie wahrscheinlich viele Chefs – gehört eindeutig in die erste Kategorie. „Reden ans Volk“ sind seine Spezialität. Da blieb für unsere eigenen Ideen und Vorschläge oft nicht viel Raum.
Das Ergebnis? Endlose Diskussionen ohne konkrete Ergebnisse und das Gefühl, dass unsere Meinung nicht wirklich zählt.
Meetings ergebnisorientierter gestalten
Das muss doch auch anders gehen. Wir haben uns in letzter Zeit intensiv mit dem Thema Meetings beschäftigt und sind dabei auf einige spannende Ansätze gestoßen, die uns helfen, unsere Besprechungen effizienter und vor allem ergebnisorientierter zu gestalten.
Was uns geholfen hat?
• Klare Ziele definieren
Vor jedem Meeting überlegen wir uns jetzt, was wir erreichen wollen. Was soll am Ende des Meetings konkret herauskommen? Das führt manchmal auch zum Ergebnis, dass wir zu diesem Thema oder dieser Entscheidung (noch) kein Meeting machen.
Dafür haben wir ja unser Kommunikationskonzept, das ich im Blogbeitrag Interne Kanzleikommunikation beschrieben habe.
Wir haben schließlich auch so genug zu tun.
• Strukturierte Agenda
Wir erstellen eine Agenda mit klaren Themenblöcken, Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten. So verhindern wir, dass wir uns in Nebensächlichkeiten verlieren.
Tipp
Wir trennen unsere Meetings nach Themen. Dabei unterscheiden wir zum Beispiel fachliche von organisatorischen Meetings.
• Die richtige Teilnehmerzahl
Nur wer wirklich zum Thema beitragen kann, wird eingeladen. Das spart Zeit und erhöht die Konzentration. Und niemand muss in Meetings „rumhängen“, die für sie oder ihn nicht wirklich relevant sind.
Tipp
Wir versuchen maximal 5 TeilnehmerInnen dabei zu haben. Für „Ansprachen ans Volk“ haben wir andere Formate.
• Moderation statt Monolog
Wir haben gelernt, dass ein Moderator (und nicht unbedingt unser Chef!) dafür sorgen kann, dass alle zu Wort kommen und die Diskussion zielgerichtet bleibt. So bekommt jeder die Chance, seine Ideen einzubringen, und der Chef hält sich etwas mehr zurück. Wir haben Glück, dass unsere Orgaheldin Jenny unseren Chef echt gut im Griff hat 😎
Tipp
Wir haben die „HIPPO-Regel“ eingeführt. Das bedeutet, der Chef spricht zuletzt.
• Aktive Beteiligung
Wir nutzen Moderationstechniken, um alle einzubeziehen und sicherzustellen, dass jeder seine Ideen und Meinungen einbringen kann.
Tipp
Bei Ideen oder Entscheidungen arbeiten wir viel mit Post It´s Ò. Gerade die stilleren unter uns wissen das in Meetings zu schätzen.
• Visualisierung
Flipcharts oder Whiteboards helfen uns, Ergebnisse und To-Dos direkt festzuhalten und für alle sichtbar zu machen.
Tipp
Eine To Do Liste statt langatmiger Textprotokolle wirkt Wunder.
Und das Beste?
Das funktioniert sowohl „analog“ im Büro als auch in Online-Meetings. Unsere grundsätzlichen Regelungen in Sachen Homeoffice findest du im Blogbeitrag Die 5 wichtigsten Fragen zum Homeoffice.
Fazit
Wir haben das Gefühl, dass unsere Meetings jetzt viel produktiver sind! Wir verschwenden weniger Zeit, treffen Entscheidungen schneller und kommen unseren Zielen zügiger näher. Und: Wir fühlen uns als Team stärker eingebunden und unsere Motivation ist gestiegen!
Neugierig geworden? Wie das genau gehen kann erfahrt Ihr im nächsten kostenlosen Live-Webinar:
Meetings – echte Ergebnisse statt nur Plauderei
Live Webinar am 25. Februar 2025 von 11 bis 12 Uhr
Wir zeigen, wir Ihr den „ROTI“ Eurer Meetings in der Kanzlei erhöht.
ROTI? Das ist der „Return on Time Invest”. Er drückt aus, inwieweit Du nach dem Meeting das Gefühl hast, es hat sich für Dich gelohnt, dabei gewesen zu sein.
Dabei beleuchten wir folgende Aspekte:
- Die Gretchenfrage – Welche Meetings mit welchen Inhalten brauchen wir wirklich?
- Immer alle – Wer soll eigentlich wann dabei sein?
- Meeting Marathon – Wie lange soll ein Meeting sein?
- Vorbereitung und Moderation – Tipps und Tricks für mehr Ergebnisorientiertheit
- Die Protokoll-Lüge – wie Meetingergebnisse wirklich umgesetzt werden können
Hier geht es zur Anmeldung
Bildquellen
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