Mitarbeitergespräche? Wenn ich an mein erstes zurückdenke, bekomme ich heute noch ein leichtes Augenrollen. Da saß ich also mit meinem Chef in einem sterilen Besprechungsraum, vor mir ein Blatt Papier mit „Zielvereinbarungen“, auf dem ich mit meinem Namen und dem Datum unterschreiben sollte. Was ich im letzten Jahr gut gemacht habe? „Das läuft doch alles“, meinte mein Chef und hakte den Punkt schnell ab. Wo ich mich verbessern sollte? Eine vage Bemerkung über „mehr Eigeninitiative“. Und dann die klassische Frage: „Hast du noch was auf dem Herzen?“
Ja, hatte ich. Zum Beispiel, warum ich mir manchmal vorkam wie eine Maschine, die einfach nur Mandantenfälle abarbeitet, aber nie wirklich gefragt wird, wie es mir dabei geht. Oder warum bestimmte Abläufe in der Kanzlei so nervig und umständlich sind. Oder warum ich zwar ständig „mehr Verantwortung“ übernehmen sollte, aber nie das Gefühl hatte, dass meine Meinung wirklich zählt. Das Thema Gehalt wurde geflissentlich ignoriert.
Aber habe ich das gesagt? Natürlich nicht. Denn irgendwie war mir klar, dass dieses Gespräch nicht wirklich dafür gedacht war, meine echten Bedürfnisse zu besprechen. Mitarbeitergespräche waren für mich reine Pflichtveranstaltungen – nichts, was wirklich etwas verändern würde.
Mitarbeitergespräche – es geht auch anders
Wie ein gutes Mitarbeitergespräch aussehen kann, wissen wir erst, seit unsere neuen Chefs es anders machen. Es ist eben keine bloße Leistungsbewertung, sondern ein ehrlicher Austausch darüber, was wir als Mitarbeiter brauchen, um gut arbeiten zu können – und was unsere Chefs von uns erwarten, damit die Kanzlei funktioniert.
Wenn wir es schaffen, über unsere gegenseitigen Bedürfnisse zu sprechen, kann sich aus dem Pflichtgespräch ein echtes Entwicklungsgespräch entwickeln – für uns, für unsere Chefs und für unsere Kanzlei.
Mitarbeitergespräche sind mehr als Zielvereinbarungen
Oft drehen sich Mitarbeitergespräche um Zielvereinbarungen: „Wo stehst du?“ – „Was willst du erreichen?“ – „Welche Kennzahlen wollen wir verbessern?“ Natürlich sind Ziele wichtig. Aber was ist mit dem, was unseren Kanzlei-Alltag wirklich bestimmt?
- Wie erleben wir unsere Zusammenarbeit?
- Welche Rahmenbedingungen brauchen wir, um produktiv und motiviert zu arbeiten?
- Welche Erwartungen haben unsere Chefs an uns – und wir an sie?
- Was können beide Seiten tun, damit der Arbeitsalltag reibungsloser und angenehmer wird?
Wenn wir über diese Fragen offen sprechen, kann ein Mitarbeitergespräch wirklich etwas verändern.
Unsere Bedürfnisse – und die unserer Chefs
Mitarbeitergespräche werden dann wirklich spannend, wenn beide Seiten ihre Erwartungen und Bedürfnisse offenlegen. Ganz konkret.
Buzzwords wie „Produktivität, Effizienz, Prozessoptimierung oder Eigenverantwortung“ bringen uns da nicht wirklich weiter. Ich habe neulich gelesen, dass man solche Wörter in der Psychologie als „Plastikwörter“ bezeichnet. Jeder stimmt diesen Begriffen zu – sie sind aber für jeden ganz anders definiert.
In diesem Blog kommen ja unsere Chefin und unser Chef eher selten zu Wort. An dieser Stelle habe ich aber mal unsere Chefin Rena gefragt, wie sich das Thema „ Erwartungen klar formulieren“ bei ihr entwickelt hat.
Gastbeitrag Chefin Rena
Mein Partner Thomas schreibt mir eine gewisse Harmoniesucht zu. Damit hat er sicher nicht ganz unrecht. Mir ist wichtig, dass wir im Alltag harmonisch zusammenarbeiten und so jeder gerne ins Büro kommt. Dieses Bedürfnis auszudrücken bereitet mir auch keine Schwierigkeiten. Auf der anderen Seite ist mir aber natürlich auch klar, dass Harmonie nicht der einzige Sinn unserer Zusammenarbeit sein kann. Es geht um Ergebnisse: Wir wollen unsere Mandanten in finanziellen Dingen gut beraten. Zu vernünftigen Preisen. Jeder in der Kanzlei soll sein Auskommen haben. Auch Thomas und ich. Daneben brauchen wir genug Gewinn um die Kanzleientwicklung in Zeiten von Digitalisierung und Co. fortzuführen. Als Chefin muss ich daher auch Leistung und Qualität einfordern. Das fällt mir schon schwerer. Thomas und ich haben da lange nach einer Idee gesucht, wie wir die gegenseitigen Bedürfnisse grundsätzlich in ein gutes Verhältnis bekommen, dass für beide Seiten klar und akzeptiert ist. Für uns ist es das delfi-net Prioritäten-Modell. Es zeigt grundsätzlich, wie die verschiedenen Bedürfnisse zueinander stehen und hilft uns bei allen Diskussionen und Entscheidungen konkret. Ich glaube, die Einführung dieses Modells war am Anfang ein harter Brocken für unsere Mitarbeiter – aber dazu kann Smartee sicher mehr erzählen.
Das delfi-net Prioritäten Modell – kurz erklärt
Zentraler Punkt dieses Modells ist, dass wir in der Kanzlei zusammen sind, um Ergebnisse zu erzielen. Damit ist in letzter Konsequenz natürlich auch der Gewinn gemeint. Konkret hat aber jeder Prozess in der Kanzlei ein klar definiertes Ergebnis. So kann das Ergebnis der Fibu z. B. die aussagekräftige BWA zum vereinbarten Zeitpunkt und in der vereinbarten Qualität gemeint sein. Es geht also um Leistung. Geht es um die Bedürfnisse der Mitarbeiter unterscheiden wir zwischen den individuellen Bedürfnissen der einzelnen MitarbeiterInnen und denen des Teams als Gesamtheit. Bei jeder Entscheidung, welches Bedürfnis wir gerade erfüllen können und wollen, prüfen wir ab, inwieweit dieses Bedürfnis
- der Leistung nützt oder schadet,
- dem gesamten Team nützt oder schadet
- dem einzelnen Individuum nützt oder schadet.
Die Leistung kommt dabei immer zuerst, das Individuum immer zum Schluss.
Vom Schock zur Akzeptanz – Mitarbeitergespräche unter neuen Vorzeichen
Ganz ehrlich – als unsere Chefs mit diese Modell um die Ecke kamen, haben wir ganz schön geschluckt. „Leistung“ war für uns bis dahin selbstverständlich -konkret, was sich jeder darunter vorstellt, hatten wir allerdings in dieser Offenheit noch nie geführt.
Das musste erst mal, „sacken“.
Mittlerweile hat sich durch diesen Ansatz unser Blick auf die Kanzlei und unsere Bedürfnisse ganz schön gewandelt.
Ich bereite mich nun ganz anders auf mein Mitarbeitergespräch vor. Dabei reflektiere ich schon vorher, was meine Bedürfnisse sind und wie sie in das Gesamtgefüge passen.
Funfact am Rande: Auch unsere Chefs waren sich glaube ich nicht ganz im klaren darüber, welchen „Updateknopf“ sie da gedrückt haben. Sie selbst müssen ja jetzt auch hinterfragen, inwieweit ihre Bedürfnisse in der Kanzlei passend Berücksichtigung finden. Keine Sorge – wir helfen ihnen natürlich 😉
Beispiel: Unser Chef Thomas würde am liebsten mit den Kanzlei-Interna gar nichts zu tun haben. Er geht in der Beratung und Pflege unserer Mandanten auf – gerne auch vor Ort.
Die Kolleginnen, die für seine Mandanten arbeiten, brauchen aber Informationen bzw. Unterstützung. Sie sind gerade dabei ein Kommunikationskonzept zu entwickeln, dass beiden Seiten gut passt. Es wird wohl eine Mischung aus regelmäßigen Checkups persönlich und der Kommunikation über MS 365. Dazu haben sie sich überlegt, den MS Planner zu nutzen, damit die Kommunikation immer genau da ist, wo es um die Erledigung einer bestimmten Aufgaben für den jeweiligen Mandanten geht. Ich bin gespannt, wie das konkret aussehen wird.
Unser grundsätzliches Kommunikationskonzept habe ich ja im Blogbeitrag:Interne Kanzleikommunikation smart– in 3 Schritten zur klugen Kanal-Wahl schon beschrieben.
Weitere Beispiele aus der Praxis
Mein Bedürfnis | Mögliche Sichtweise des Chefs | Mögliche Lösung |
Mehr Flexibilität in der Arbeitszeit | „Ich brauche eine Grundpräsenz im Büro für Mandanten.“ | Flexible Kernzeiten statt völliger Freiheit. |
Klare Aufgabenverteilung | „Manche Aufgaben entstehen spontan und müssen erledigt werden.“ | Mehr Transparenz durch Checklisten oder klare Prioritäten. |
Weniger Unterbrechungen durch spontane Anfragen | „Ich kann nicht jede Rückfrage sammeln, manchmal brauchen wir schnelle Antworten.“ | Feste Zeiten für Rückfragen, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. |
Wenn wir nicht nur über unsere eigenen Erwartungen sprechen, sondern auch verstehen, was unsere Chefs von uns brauchen, können wir gemeinsam bessere Lösungen finden.
Wie unsere Chefs von uns profitieren – und umgekehrt
Mitarbeitergespräche sind also keine Einbahnstraße. Auch unsere Chefs haben Erwartungen an uns – bei uns haben sich jetzt folgende „Klassiker“ ergeben:
✔ Zuverlässigkeit & Eigeninitiative
Was wir hören: „Ich brauche, dass du dich auf die Termine mit Mandanten gut vorbereitest.“
Was das für uns heißt: Proaktiv sein, Lösungen vorschlagen, bevor Probleme entstehen.
✔ Offene Kommunikation
Was wir hören: „Sag mir frühzeitig, wenn du mit einer Aufgabe nicht klarkommst.“
Was das für uns heißt: Nicht warten, bis es brennt – lieber frühzeitig das Gespräch suchen.
✔ Teamgeist & Zusammenarbeit
Was wir hören: „Wir müssen als Kanzlei zusammen funktionieren, nicht als Einzelkämpfer.“
Was das für uns heißt: Nicht nur für die eigenen Aufgaben zuständig fühlen, sondern auch für das Gesamtbild.
Wie wir über unsere Bedürfnisse sprechen – ohne zu jammern
Mitarbeitergespräche scheiterten gerne mal, weil wir unzufrieden waren, aber nicht wussten, wie wir unsere Anliegen richtig ansprechen. Auch da haben wir dazu gelernt.
Statt: „Immer soll ich alles gleichzeitig machen!“
Lieber: „Mir fällt es schwer, mich zu konzentrieren, wenn ich ständig zwischen Aufgaben wechseln muss. Das erhöht die Fehlergefahr und die Einhaltung der Endtermine. Gibt es eine Möglichkeit, meine Zeit besser zu strukturieren?“
Statt: „Sie geben mir zu wenig Feedback!“
Lieber: „Mir hilft es, wenn ich regelmäßig Rückmeldung bekomme. Können wir feste Termine für Feedback einplanen?“
Statt: „Die Prozesse in der Kanzlei sind chaotisch!“
Lieber: „Ich habe das Gefühl, dass manche Abläufe nicht optimal laufen. Können wir gemeinsam schauen, wie wir sie effizienter gestalten?“
Solche Formulierungen zeigen, dass wir nicht einfach nur fordern, sondern mitdenken und an Lösungen interessiert sind.
Kommunikation auf Augenhöhe – So werden Mitarbeitergespräche produktiv
Ein gelungenes Mitarbeitergespräch ist kein Monolog des Chefs, sondern ein echter Dialog. Damit das funktioniert, müssen wir aktiv mitgestalten – und zwar nicht nur durch Zuhören, sondern auch durch kluges Kommunizieren.
Hier ein paar Grundprinzipien wertschätzender Kommunikation, die uns helfen, das Gespräch auf Augenhöhe zu führen:
Die 7 Essenzen guter Gespräche
- Der andere gibt sein Bestes.
– Unser Chef will uns nicht bewusst Steine in den Weg legen. Umgekehrt übrigens auch nicht. - Es geht nicht ums Rechthaben, sondern um gemeinsame Lösungen.
– Statt uns auf „Ja, aber…“ einzulassen, lieber überlegen: „Wie kommen wir weiter?“ - Der andere tut etwas für sich – nicht gegen mich.
– Wenn der Chef neue Strukturen einführt, dann meist, um Prozesse zu verbessern – nicht, um uns zu ärgern. - Rate nicht, wenn du fragen kannst.
– Statt Annahmen zu treffen („Der Chef hält mich für unfähig…“), einfach mal direkt fragen: „Wie siehst du das?“ - Jeder schält die Karotten auf seine Art.
– Unterschiedliche Arbeitsweisen sind normal. Entscheidend ist, dass das Ergebnis stimmt. - Die (Sprech-)Pause ist dein Freund.
– Keine Angst vor Stille! Gute Antworten brauchen manchmal einen Moment. - Setze den richtigen Hut auf.
– Manchmal hilft es, kurz aus der Mitarbeiterrolle herauszutreten und zu überlegen: „Wie sieht mein Chef die Situation?“
Fazit: Mitarbeitergespräche als Chance – nicht als Hürde
Mitarbeitergespräche sollten keine Pflichtveranstaltung sein, sondern eine Gelegenheit, unsere Arbeitsbedingungen aktiv mitzugestalten. Dabei kommt es auf ehrlichen und wertschätzenden Austausch der Bedürfnisse an.
Mein Tipp:
- Vorbereitung: Was ist mir wichtig? Was will ich ansprechen?
- Offene Fragen stellen: Wie sieht mein Chef die Situation?
- Lösungsorientiert denken: Nicht nur Probleme ansprechen, sondern auch Ideen mitbringen.
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