Ein modernes Büro muss für uns mehr können als „Schreibtisch, Stuhl und Rechner“. Laut den Medien geht der Trend für „Wissensarbeiter“ sogar dahin, dass wir überhaupt kein Büro mehr brauchen. Die These: Wir können von überall und jederzeit arbeiten.
Die Bilanz also demnächst im Café nebenan? Mails bearbeiten am Strand? Der persönliche Kontakt mit Mandanten und Kollegen sowie den Chefs ausschließlich elektronisch über Collaboration Tools und Videokonferenzen aus dem Homeoffice?
Ich bin bestimmt zukunftsorientiert und probiere alles aus, aber so ganz ohne Büro kann ich es mir dann doch nicht vorstellen.
Arbeiten von überall?
Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen: Natürlich kann ich eine ganze Menge Arbeit auch gut außerhalb des klassischen Büros erledigen. Wenn die Internetverbindung gut genug ist 🙄 – Laptop, Handy und die entsprechende Softwareausstattung in der Cloud/ per VPN machen es möglich.
Durch unsere besondere Vertrauensstellung bei den Mandanten finde ich Bilanz im Cafè nicht so eine gute Idee. Bei uns ist es dann wohl zumindest für die nähere Zukunft eher nicht die Arbeit am Strand von Sansibar, sondern im Homeoffice. Welche Fragen Ihr Euch in der Kanzlei zum Thema Homeoffice stellen solltet, findest Du übrigens in unserem Blogbeitrag:
https://www.steuersmartees.team/arbeitsorganisation/steuerfachangestellte-homeoffice/
Bestimmte Aufgaben und Besprechungen gehen aber nun mal am besten persönlich. Und dafür brauchen wir auf die Dauer ein modernes Büro, das den neuen Arbeitsformen und den neuen Arbeitszeitmodellen gerecht wird.
Ende des klassischen Büros?
Das Bild des „Sachbearbeitenden“, die oder der 8 Stunden am Schreibtisch sitzt und wiederholende Aufgaben abarbeitet , wird durch Automation, Digitalisierung und den Schwerpunkt auf beratenden Tätigkeiten bald endgültig der Vergangenheit angehören. Wenn Du die Art der Arbeit in Eurer Kanzlei heute mit der von vor 10 Jahren vergleichst, hat diese Entwicklung längst begonnen. In vielen Kanzleien gibt es heute schon mehr Arbeitsteilung und mehr Besprechungen. Du bist noch gar nicht so lange dabei? Ich auch nicht, aber meine Kollegin Jutta ist schon 25 Jahre in der Kanzlei und macht gerne mal „Geschichtsstunde“.
Arbeitsteilung erfordert Raumteilung
Die Vielfalt unserer Aufgabenbereiche führt dazu, dass Du gar nicht mehr alle Wissens-Bereiche abdecken kannst, die für einen Mandanten notwendig sind. Das geht übrigens mittlerweile unseren Chefs auch so. Glücklicherweise gibt es im delfi-net viele Fachberater, die auch gerne Fragen beantworten. Und auch wir Mitarbeiter können uns über den Chat schnell austauschen.
Wie wird die Zukunft also aussehen? Wir glauben, das Kanzlei-Team wird zu einem Netzwerk von Spezialisten, die sich je nach „Projekt“ (früher sagten wir „Fall“) zusammen finden und in immer wieder wechselnden Konstellationen zusammen arbeiten.
In weiten Bereichen habt Ihr das bestimmt jetzt schon oder? Ich sage nur: Lohn. Und bei den Kanzlei-Projekten wie Prozessmanagement und Digitalisierung wechseln die Teilnehmer je nach Thema.
Ein modernes Büro sollte dafür auch die passenden Räumlichkeiten bieten.
Ein modernes Büro braucht verschiedene Bereiche
Für ein solches Netzwerk sind abgeteilte Büros mit ein bis zwei Arbeitsplätzen nicht gerade optimal. Denn es muss viel mehr Kommunikation stattfinden – und jedenfalls bei uns nicht ausschließlich online.
Du hast vielleicht auch schon mal gelesen, dass ein modernes Büro heute nicht ohne Kicker auskommt?
Dieses Bild prägen gerade die großen Tech-Unternehmen wie Google, Apple oder Amazon.
Wir haben uns kürzlich in einem Workshop im delfi-net mit den Ideen zum „modern workspace“ beschäftigt. Sehr hilfreich war die Website des Fraunhofer Instituts zum Büro der Zukunft https://office21.de
Smartee-Tipp 1: Das Büro-Budget
Unsere Chefs haben uns pro Büroraum ein Jahresbudget zur Verfügung gestellt, über das wir frei verfügen können. Pflanzen, Bilder und Co können wir selbst aussuchen. Na ja, Grundregeln gibt es schon. Unser Chef mag keine Herzchen und unsere Chefin wollte auf keinen Fall Pokemon-Poster an der Wand 😂. Das Büro soll ja auch professionell rüber kommen. Tatsächlich hat bei uns noch niemand einen Kicker bestellt😉.
Für den Wandel von der „Produktionsstätte“ zum „Netzwerk-Hub“ braucht unser modernes Büro sinnvollerweise folgende 5 „must have“ Büro-Bereiche:
- Der Heimathafen – zumindest mittelfristig bleibt das „eigene Büro“ erhalten. Der nächste Schritt wird hier – nicht zuletzt in Verbindung mit dem Home Office – die Aufgabe des „eigenen“ Schreibtisches sein.
- Die Kanzlei-Lounge – interner sozialer Austausch, mit Kicker oder ohne.
- Die Bibliothek – stilles Arbeiten, auch mit mehreren Kollegen im Raum.
- Das Kanzlei-Café – Besprechungen mit Mandanten.
- Die Projekt- Werkstatt – Projektbesprechungen in kleinen Teams.
Smartee-Tipp 2: Ruhe-Insel und Think Tank
Schicke Ergänzungen – also „nice to have“ Bereiche:
- Die Ruhe-Insel – Entspannung für zwischendurch
- Der Think-Tank – kreativer „Spinner-Raum“
Modernes Büro geht nur mit Neubau? Nicht unbedingt.
Die Kanzleien im delfi-net, die gerade umziehen oder neu bauen, machen sich bei der Gestaltung gleich Gedanken in Richtung „modernes Büro“.
Es funktioniert aber auch in bestehenden Räumen. Und wie eigentlich immer: Kreativität schlägt großes Budget. Ein Innenarchitekt mit Kompetenz für ein modernes Büro kann Wunder wirken – kostet aber auch.
In den meisten Kanzleien ist die Ausgangsbasis schon ziemlich gut:
Smartee-Tipp 3: Der Schreibtisch als Heimathafen
Der Heimathafen
Ist vorhanden. Bei uns hat im Moment noch jeder seinen eigenen Schreibtisch.
Gut kombinierbar mit der Bibliothek – zu bestimmten Zeiten wird das Büro zum „stillen Örtchen“
Smartee-Tipp 4: Kanzlei-Lounge statt Küche
Die Kanzlei-Lounge – die gute alte Kaffeeküche. Mit relativ wenig Aufwand lässt sich hier oft schnell eine gemütlichere Atmosphäre schaffen.
Küchensofa statt der ausrangierten Esszimmerstühle des Chefs😚
Smartee-Tipp 5: Bibliothek als Ruhezone
Die Bibliothek – einen Raum in der Kanzlei zumindest für bestimmte Zeiten zum Ruhe-Arbeitsraum zu erklären, ist gar nicht so aufwändig. Und dann können durchaus mehr als zwei KollegInnen in Ruhe arbeiten. 4 Tische und Stühle mit der Dockingstation für den Laptop reichen völlig aus.
Smartee-Tipp 6: Kanzleicafé statt Besprechungsmarathon
Das Kanzlei-Café – Auch Mandantenbesprechungsräume müssen heute nicht mehr vom 3,50 Meter langen Besprechungstisch dominiert werde
Wir haben uns für einen ausziehbaren Tisch entschieden. Statt der alten schwarzen Bürostühle, haben wir jetzt bequemere Sessel – natürlich in unserer Kanzleifarbe orange 😎
Auch eine Wand haben wir in dieser Farbe gestrichen – und mit unserem Logo „verziert“. Das bietet zusätzlich einen coolen Hintergrund für Videobesprechungen mit Mandanten.
Smartee-Tipp 7: Projektwerkstatt im Stehen
Die Projekt-Werkstatt – lässt sich gut mit der Bibliothek kombinieren – eine Sache der Zeit-Planung.
Stehtische sind für Besprechungen super. Es gibt keine feste „Sitzordnung“ – das macht die Besprechungen lebendiger. Wir sind meist auch einfach schneller durch…
Smartee-Tipp 8: Ruhe-Insel unter Palmen
Die Ruhe-Insel – könnt Ihr zum Beispiel gut in die Bibiliothek integrieren.
Ein einzelner Sessel hinter einer Zimmerpalme reicht schon – ausgerüstet mit einem Noise-Reduction Kopfhörer.
Smartee-Tipp 9: Spinnen auch mal draußen
Der Think-Tank – auch ein modernes Büro muss nicht alles selbst lösen. Für größere Projekte einfach mal raus zu gehen, öffnet den Horizont. In größeren Städten bieten sich Co-Working Spaces an. Die sind meist supercool eingerichtet. Das „Spinner-Team“ kann sich aber auch auf unserer eigenen Dachterrasse oder im nächsten Café niederlassen. Die Geheimhaltungsstufe ist bei internen Kanzleiprojekten meist nicht so hoch.
Smartee-Tipp 10: Inspiration als Team
Wir besuchen mehrmals zusammen im Jahr Messen wie zum Beispiel die StB-Expo https://www.stb-expo.de/startseite.html oder schauen uns andere Kanzleien an. Erfahrungsaustausch und Neugier ist schließlich der Kern unseres Netzwerkes. Damit sammeln wir den Stoff für unsere Zukunftsarbeit.
Also: Ein modernes Büro ...
… unterstützt uns durch verschiedene Bereiche bei der Umstellung auf die „neue Arbeit“. Wir fangen heute schon an. Die ersten Ideen sind leicht und relativ kostengünstig machbar. Je nach Image Eurer Kanzlei habt Ihr ja die Wahl zwischen den Designer-Büromöbeln und der etwas günstigeren schwedischen Variante. Gestaltet Euren eigenen „Co Working Space“..
