Wird für Steuerfachangestellte Homeoffice zum Normalfall? Ja oder Nein? Oder ist das gar nicht die richtige Frage? Sondern vielmehr: Wie sieht das Homeoffice für Steuerfachangestellte in der Zukunft aus? Was ist sinnvoll, was eher nicht? Und welche persönlichen Faktoren spielen eine Rolle? Wir haben uns 5 Fragen überlegt, die wir uns gemeinsam und auch jeder für sich in der Kanzlei stellen.
Steuerfachangestellte im Homeoffice – geht doch
Ich weiß ja nicht, wie das bei Dir in der Kanzlei gelaufen ist.
Wir haben im letzten Jahr für Steuerfachangestellte Homeoffice-Möglichkeiten aus dem Boden gestampft. Wir haben improvisiert, was das Zeug hält, Tools ausprobiert – und den Datenschutzanspruch ein bis zwei Stufen heruntergeschraubt. Kurz: Innovation (fast) ohne jede Regel. Und die Erfahrungen waren größtenteils positiv – es geht eben mehr als man so denkt. #gehtdochauchonline
Endlich wieder im Büro!?
Es geht wieder was, es wird „lockerer“. Und die Sehnsucht nach Nähe ist groß …
In vielen Kanzleien strömen die Mitarbeiter zurück an ihre angestammten Plätze – auch bei uns.
„Business as usual“ hat nach dieser harten Zeit auf einmal durchaus was Verlockendes.
Ich persönlich habe (noch) keine Kinder – war also die ganze Zeit ziemlich allein zu Hause – auch nicht immer schön. Meine Kollegin Jutta wäre manchmal ganz gern an meiner Stelle gewesen – zwei Kinder mit 5 und 8 Jahren – da war der Spagat zwischen Homeschooling, Kita (oder auch eben nicht) und Homeoffice wieder eine ganz andere Herausforderung.
Und jetzt? Homeoffice adieu?
Ist für Steuerfachangestellte Homeoffice passé? Die meisten bei uns sind anderer Meinung.
Bei geänderten Rahmenbedingungen – Schule und Kita funktionieren wieder, man kann wieder „raus“, … – können wir uns gut vorstellen, zumindest einen Teil unserer Arbeitszeit als Steuerfachangestellte im Homeoffice zu verbringen. Die eine mehr, der andere weniger.
Gemeinsam mit unseren Chefs – schließlich müssen sie entscheiden, was sie uns anbieten können und wollen – stellen wir uns gerade folgende Fragen, damit wir ein klares Konzept für „unser“ Stuerfachangestellten-Homeoffice erarbeiten können. Schließlich wollen wir nicht bei jedem „neuen Fall“ von vorne diskutieren.
Smart-Tipp:
Mache Dir einen „Stundenplan“ für die Zukunft.
- Welche Aufgaben wiederholen sich täglich, wöchentlich oder monatlich?
- Welche davon kannst Du gut oder sogar besser im Homeoffice erledigen?
- Wie passen die Zeiten in Deinen privaten Ablauf?
So hast Du einen ersten Ansatz ob und wie für Dich als Steuerfachangestellte Homeoffice für Dich passt.
Frage 1: Ist für die Kanzleileitung für Steuerfachangestellte Homeoffice ok?
Ohne die Chefs geht es nicht. Auch sie müssen sich mit uns im Homeoffice wohl fühlen. Homeoffice ist Vertrauenssache – die Chefs fragen sich gerade, ob und wahrscheinlich auch bei welchem Mitarbeiter sie „loslassen“ können.
Für sie bedeutet das immerhin, sich auf das noch ziemlich neue Abenteuer „Führung per Fernbedienung“ einzulassen. Oder wollen Sie doch am liebsten ihre Schäfchen 100 % der Zeit im Büro um sich scharen?
Unser Chef ist eh selbst viel unterwegs. Er hat daher schon vor dem „Blitz-Homeoffice“ viel über Mail und Chat mit uns kommuniziert. Er sagt: Für ihn kein Problem.
Unsere Chefin ist auch grundsätzlich offen dafür und macht sich Gedanken, wie wir das organisieren.
In einem sind sie sich einig – 100 % aller Steuerfachangestellten im Homeoffice können sie sich nur in absoluten Ausnahmefällen vorstellen.
Übrigens: Wie ein modernes Büro aussehen kann, findest du im Blogbeitrag: „modernes Büro“.
Frage 2: Was genau heißt Homeoffice in unserer Kanzlei?
Es gibt grundsätzlich zwei Modelle.
Modell 1: Homeoffice live – volle Integration
Egal, wo ich sitze, ich bin immer mittendrin. Kommunikation intern über Chat, extern über Videocalls. Jederzeit von überall arbeitsfähig dank Cloud und Co.
So liebe ich das neue Arbeiten. Flexibilität und Selbstverantwortung sind mein Ding.
Das heißt aber nicht, dass Du ganz genau so arbeiten möchtest.
Die Erfahrung lehrt – für den einen ist das etwas, die andere hat damit (zumindest noch) Schwierigkeiten.
Das ist sowohl vom Persönlichkeitstyp als auch von den fachlichen und technischen Kompetenzen abhängig.
Modell 2: Homeoffice mute – stille Zeit zu Hause
Es gibt Kanzleien, in denen die Homeoffice-Zeit als „stille Zeit“ gelebt wird. Also ein bisschen wie „früher“, als man schon rein technisch keine großen Kommunikationsmöglichkeiten hatte, wenn man sich den Buchführungsordner unter den Arm geklemmt hat.
Klingt im ersten Moment merkwürdig – hat aber durchaus eine Berechtigung.
Auch das kann ein sinnvolles Modell für Dich als Steuerfachangestellte im Homeoffice sein. Du kannst das Modell so abwandeln, dass die stille Zeit nur die externe Kommunikation mit den Mandanten betrifft – intern bleibst Du für die Kollegen erreichbar.
Das Kombi-Modell
Natürlich kannst Du auch je nach „Typ“ oder auch zu unterschiedlichen Zeiten beide Modelle kombinieren.
Smart-Tipp:
Homeoffice in Zukunft nie ohne Probezeit – Jeder von uns überlegt sich gerade wie das individuelle Arbeiten im Homeoffice in Zukunft aussehen kann. Unsere Chefs geben uns dafür 3 Monate „Probezeit“ für Steuerfachangestellte im Homeoffice – mit entsprechenden Feedbackschleifen. Und auch für bestehende Homeoffice-Plätze testen wir das noch mal neu. Erst dann werden wir gemeinsam entscheiden, welches Modell für die Kanzlei insgesamt und für jeden einzelnen in Frage kommt.
Frage 3: Wieviel Zeit im Homeoffice?
Der Klassiker ist 4:1 = 4 Tage Büro, 1 Tag Homeoffice.
Studien zufolge ist eine Balance zwischen „allein im Homeoffice“ und „Teamarbeit im Büro“ allerdings eher 50:50. Also 3:2 oder 2:3.
Studie Innofact
Da hast Du bestimmt eigene Vorstellungen. Natürlich muss das auch bei der Zusammenarbeit mit Kollegen und Mandanten irgendwie passen. Soll es zum Beispiel einen festen Tag in der Woche geben, an dem alle da sind? Das wäre der „Kommunikationstag“ mit Besprechungen und Projektarbeit. Die anderen 4 Tage wird „abgearbeitet“ – im Büro oder woanders – je nach Belieben.
Warum eigentlich nicht einen „Kanzleitag“, an dem die Kanzlei bewusst nicht erreichbar ist? Mit gemeinsamer Arbeit an der Kanzlei? Oder wenigstens ein halber Tag am Freitag – sozusagen Fridays for (Kanzlei)Future 😎
Hier sind gerade unsere Chefs gefragt, wie sie sich „ihr“ Modell Homeoffice in Zukunft vorstellen können.
Smart-Tipp:
Starte am besten zumindest erst einmal mit „festen“ Tagen bzw. Zeiten, bevor Du ganz „spontan“ morgens beim Frühstück entscheidest, ob Du ins Büro fährst …
Frage 4: Nahtlose Zusammenarbeit mit den richtigen Homeoffice-Tools?
Auch wenn Du Dich für das Modell „Homeoffice mute“ entscheidest, wirst Du zumindest intern Kommunikationsmöglichkeiten brauchen.
Vielleicht gibt es eine feste Zeit am Tag, in der die Kommunikation „offen“ ist. Oder feste Arbeitsbesprechungen per Videocall, in denen Aufträge geklärt werden. Je nachdem, wie eingebunden die „Homeofficler“ sein sollen, braucht Ihr in der Kanzlei entsprechende Lösungen zur Online-Organisation.
Von der Telefonanlage, die umgestellt werden kann, über eine Chat-Lösung, die die interne Kommunikation regelt, bis zur Aufgabensoftware, über die klar ist, wer gerade woran arbeitet und welche Fragen er gerade hat … Auch hier: Entscheidet klar, welche Tools bitte für was genutzt werden (Mail, Chat, Portal, Telefon, Meeting, …). Sonst kommt es zum großen „Funkrauschen“ auf zu vielen Kanälen.
Von den Basics wie DMS, VPN oder elektronischer Unterschrift, sowie der richtigen Hardwareausstattung zu Hause will ich hier gar nicht reden …
Übrigens, neulich hatten wir dazu auch das delfi-net Webinar „Rund ums Homeoffice“.
Smart-Tipp:
Wenn Ihr es noch nicht getan habt: testet verschiedene Kommunikationstools für die interne Kommunikation. Im delfi-net nutzen Kanzleien MS Teams (Chat, Videokonferenzen), zoom (Videokonferenzen) und Slack (Chat).
Wenn Ihr schon Tools nutzt: Stellt sie noch mal auf den Prüfstand – haben sie alles, was Ihr braucht?
Frage 5: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Oder doch andersherum?
Hier schließt sich der Kreis zu Frage 1: Wie weit können und wollen die Chefs loslassen? Wir sind froh, dass unsere Chefs keine tägliche Videokonferenz während der gesamten Arbeitszeit planen, bei der alle Mitarbeiter ihren Bildschirm teilen müssen – und sie wie Captain Kirk vor dem Kontrollschirm sitzen ;-).
Scherz beiseite – eine solche Kontrolle ist natürlich Blödsinn. Genauso wie „Stechuhren“ – für uns geht es nicht darum, die Zeit abzusitzen. Im Endeffekt geht es doch den Chefs (und den Kollegen und Mandanten) um folgendes:
Schaffst Du (egal wo) die Dir anvertrauten Aufträge in angemessener Zeit in der definierten Kanzleiqualität?
Wir nennen das „ergebnisorientiertes Führen“.
Die Kanzleileitung schafft die Rahmenbedingungen für dieses Arbeiten (Kapazitätsplanung, Auftragsverteilung, fachlicher Support, Prozessmanagement, …) und behält den Überblick über die laufenden Aufträge.
Wir als Team machen die Planung und die tägliche Umsetzung so weit wie möglich selbständig.
Ich zum Beispiel spreche mit meinen Fibu-Mandanten individuell die „Anlieferungstermine“ ab und plane die Abschlüsse. Ehrlich: Das kann ich im ersten Schritt besser ohne unsere Chefs 😇.
Smart-Tipp
Ein kurzes Morgen-Briefing (im Homeoffice online) bringt alle auf den aktuellen Stand. Wer macht heute was und was brauchen sie dafür vom Chef und den Kollegen?
Also: Steuerfachangestellte: Homeoffice in Zukunft ...
… wollen wir nicht dem Zufall überlassen. Die Zeit der Improvisation ist vorbei. Einer unserer Kanzleiwerte ist „Klarheit“ – jeder in der Kanzlei soll wissen, wie bestimmte Themen bei uns gelöst werden.
Als Digitalisierungsoptimistin wäre mein persönliches Ziel, dass es auf Dauer wirklich völlig egal ist, wer wann wo arbeitet. Aber das dauert bestimmt noch ein bisschen – ist auch ok so.
Webinaraufzeichnung
für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Steuerkanzleien
Beim Webinar stellen wir Fragen und geben Antworten:
- Wo bleibt der Überblick? Arbeitsplanung und Erreichbarkeit
- Was brauchen wir? Technik, Arbeitsplatzausstattung und digitale Prozesse
- Wie arbeiten wir gut zusammen? Kommunikation und Spielregeln der Zusammenarbeit
Bildquellen
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