Hallo zusammen, ich bin´s wieder. Eure Smartee. Ich bin ja nicht „nur Steuerfachangestellte“ sondern gleichzeitig auch Digitalisierungsmanagerin in unserer Kanzlei. Das heißt, ich bin verantwortlich dafür, dass unsere Prozesse digitaler, effizienter und zukunftsfähig werden. Klingt spannend? Ist es auch! Aber: Es bedeutet auch, dass ich oft in einer Führungsrolle bin – ohne Chefkompetenzen, ohne disziplinarische Macht, aber mit viel Verantwortung.
Herausforderung Verantwortung übernehmen: Kein offizieller „Chef“, aber trotzdem verantwortlich?
Wie führe ich also meine Kollegen, ohne ihre Vorgesetzte zu sein? Wie motiviere ich sie für Veränderungen, die nicht immer sofort auf Begeisterung stoßen? Und wie balanciere ich meine Position zwischen Kanzleileitung und Team? Ich nehme Euch heute mit auf meine Reise der „lateralen Führung „– und zeige Euch, welche Strategien mir geholfen haben. Ich habe mich dazu auch viel mit unseren Teamleitern ausgetauscht, die ja dieselben Herausforderungen zu meistern haben.
Meine Lösung: Einfluss statt Macht nutzen
Ich habe schnell gemerkt: Verantwortung übernehmen ohne Chef zu sein bedeutet, dass ich nicht „von oben“ bestimmen kann, sondern durch Überzeugung, Expertise und Kommunikation führen muss. Hier meine drei wichtigsten Strategien:
1. Fachwissen als Autorität nutzen 🧠
Wenn ich weiß, wovon ich spreche, hören mir die Kollegen zu. Ich halte mich mit Halbwissen zurück und stelle sicher, dass ich in meinem Bereich immer up-to-date bin. So baue ich Vertrauen auf.
2. Verstehen, statt nur überzeugen 🎯
Ich habe aufgehört, Veränderungen einfach nur zu „verkaufen“. Stattdessen höre ich zu, stelle Fragen und versuche, die Bedenken der Kollegen ernst zu nehmen. Wenn ich ihre Sichtweise verstehe, kann ich gezielt Lösungen anbieten, die sie wirklich brauchen.
Konkret: Wenn wir über ein neues Tool oder digitale Prozessänderungen sprechen, haben wir immer unsere Plus/ Minus-Wand und Post Its © bereit. Auf der linken Seite sammeln wir zunächst die Pluspunkte – dafür nehmen wir gerne grüne Post Its. Was erwarten wir an Zeitersparnis oder Ärgervermeidung? Was denken wir, wird gut klappen? Wir sind ja schon lange keine digitalen Anfänger mehr. 😎
Danach sammeln wir auf der rechten Seite die Herausforderungen – da nehmen wir gerne Pink, rot ist uns zu negativ. 😇 Erst, wenn wir für alle Herausforderungen Lösungen gefunden haben, geht es los.
Wichtig: Pauschalaussagen wie „Geht nicht“ oder „Haben wir noch nie so gemacht“ oder „die Mandanten wollen das nicht“ gelten nicht. Es müssen konkrete Hindernisse sein.
3. Frühzeitige Einbindung 🏗
Ich plane nicht im stillen Kämmerlein, sondern beziehe die Kollegen frühzeitig mit ein. Das gibt ihnen ein Mitspracherecht – und wer mitgestalten darf, leistet mehr Widerstand gegen sich selbst als gegen mich.
Konkret: Einmal im Monat mache ich einen kleinen Newsletter für meine Kollegen, in dem ich die aktuellen Entwicklungen kurz zusammen fasse.
Insgesamt haben wir dabei eine klare Haltung: Digitalisierung mit Hirn. Entscheidend ist unsere Haltung, die unsere Chefs glücklicherweise teilen: Digitalisierung ist kein Selbstzweck! Es geht darum unsere Arbeit und die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten einfacher und Zeit optimiert zu gestalten.
Mehr zum Thema Digitalisierung erfährst Du im Video „Digitalisierung mit Hirn“ und im Blogbeitrag „Go Digital“.
Herausforderung Verantwortung übernehmen: Widerstände überwinden
Viele meiner Kollegen sind super in dem, was sie tun – aber eben auf die Art, die sie schon immer gemacht haben. Der Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist ein treuer Begleiter. Wie also bringe ich sie dazu, neue digitale Prozesse nicht als „lästige Umstellung“, sondern als echte Erleichterung zu sehen?
Meine Lösung: Kleine Schritte & direkte Vorteile
1. Quick Wins statt Mammutprojekte 🚀
Ich fange nicht mit den größten Veränderungen an, sondern mit kleinen Erleichterungen, die schnell Wirkung zeigen. Zum Beispiel: Automatisierte Belegverarbeitung anstatt direkt die gesamte Finanzbuchhaltung umzustellen
2. Jeden dort abholen, wo er steht 🛤
Während einige Kollegen direkt begeistert von neuen Tools sind, brauchen andere mehr Zeit. Ich passe meine Kommunikation an: Technik-Fans bekommen detaillierte Anleitungen, Skeptiker eine persönliche Einführung mit konkreten Vorteilen für ihre tägliche Arbeit.
3. Hürden abbauen, bevor sie entstehen 🚧
„Ich habe keine Zeit, mich mit neuen Programmen auseinanderzusetzen.“ – Diesen Satz kenne ich gut. Deshalb sorge ich dafür, dass jeder so wenig Aufwand wie möglich mit der Umstellung hat. Eine intuitive Anleitung oder ein kurzes persönliches Coaching wirkt oft Wunder.
Herausforderung Verantwortung übernehmen: Kollegen motivieren ohne „disziplinarische“ Maßnahmen
Am Ende des Tages muss ich mich natürlich mit meinen Themen durchsetzen. Wenn wir nicht alle an einem Strang ziehen, werden weder die Digitalisierung noch andere Projekte in der Kanzlei Erfolg haben. Ich kann die Mitarbeiter nicht zwingen oder Ihnen „ drakonische“ Maßnahmen androhen. Will ich auch gar nicht, denn aus meiner Sicht funktioniert Motivation immer besser als “Strafe“.
Meine Lösung: Motivation nach dem 5-Stufen-Prinzip
Ich habe mir beim delfi-net Hilfe geholt und die verschiedenen Methoden der Mitarbeitermotivation kennen gelernt. Und dabei besonders das 5-Stufen-Prinzip als hilfreich empfunden. Es beschreibt fünf Wege, wie man Menschen zur Mitarbeit motivieren kann – und genau diese nutze ich in meinem Kanzlei-Alltag:
1. Sinnvermittlung – „Tu es für Dich“ 🎯
Ich erkläre meinen Kollegen nicht nur, was sie tun sollen, sondern warum. Wer versteht, wie eine digitale Lösung den eigenen Arbeitsalltag erleichtert, ist viel eher bereit, sie auszuprobieren. Ich stelle Fragen wie:
- Was macht Dir an Deiner Arbeit am meisten Spaß?
- Welche Aufgaben kosten Dich unnötig Zeit?
- Wie könnte ein neues Tool Dir helfen, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren?
2. Gegenleistung – „Tu es für eine Belohnung“ 🎁
Manchmal hilft es, einen konkreten Vorteil aufzuzeigen. Zum Beispiel: Wer bei der digitalen Belegerfassung mitmacht, bekommt im Gegenzug Unterstützung bei einer anderen Aufgabe, die er nicht so gerne macht.
3. Beziehungsangebot – „Tu es für mich“ 🤝
Ich setze auf ein gutes Miteinander. Wenn Kollegen merken, dass ich mich für sie einsetze und Lösungen finde, sind sie eher bereit, mir entgegenzukommen. „Ich helfe Dir hier – Du hilfst mir dort.“
4. Pflichtbewusstsein – „Tu es, weil es wichtig ist“ 📜
Gerade in der Steuerberatung gibt es klare Vorgaben und Deadlines. Manchmal reicht es schon, zu erklären, welche Konsequenzen es hat, wenn ein Prozess nicht rechtzeitig funktioniert.
5. Druck – „Tu es, weil es der Chef sagt“ ⏳
Diese Stufe versuche ich so gut wie möglich zu vermeiden. Aber wenn alle anderen Methoden nicht wirken, muss ich manchmal deutlich machen, dass gewisse Dinge einfach notwendig sind.
Durch diese fünf Ansätze habe ich gelernt, je nach Situation die richtige Motivationsstrategie zu wählen. Nicht jeder meiner Kollegen spricht auf die gleichen Argumente an – aber mit dieser Methode finde ich für fast jeden einen passenden Zugang.
Herausforderung Verantwortung übernehmen: Die Sandwichposition –zwischen Kanzleileitung und Team
Ich stehe manchmal zwischen den Fronten: Die Kanzleileitung erwartet Ergebnisse, die Kollegen erwarten Unterstützung – und manchmal sind diese Erwartungen nicht deckungsgleich. Ich will aber weder „der verlängerte Arm der Chefs“ noch „die Verbündete gegen das Management“ sein.
Meine Lösung: Klare Kommunikation & Grenzen setzen
1. Transparenz über meine Rolle 🔍
Ich habe von Anfang an klar gemacht: Ich bin keine Chefin, sondern eine Vermittlerin. Mein Ziel ist es, Lösungen zu finden, die für beide Seiten funktionieren.
2. Realistische Erwartungen managen ⚖
Ich kann nicht alle Probleme lösen – und das sage ich auch. Wenn eine digitale Lösung gerade noch nicht perfekt funktioniert, stehe ich dazu. Lieber ehrlich sagen „Das ist noch in der Optimierungsphase“ als falsche Versprechen machen.
3. Sparringspartner für beide Seiten sein 🤝
Ich nutze meine Position bewusst: Ich kann der Kanzleileitung wertvolle Einblicke aus der Praxis liefern und dem Team erklären, warum manche Entscheidungen aus Management-Sicht sinnvoll sind.
Mein Fazit: Verantwortung übernehmen ohne Chef zu sein geht
Ja, es ist eine Herausforderung, kein Chef zu sein und trotzdem Verantwortung zu übernehmen. Ich habe gelernt, dass genau das auch eine Stärke sein kann. Ich bin keine „klassische“ Führungskraft – und genau deshalb kann ich oft als Brücke zwischen Kanzleileitung und Team agieren.
Meine Tipps für Euch:
✅ Nutzt Fachwissen als Eure Autorität
✅ Teilt die Projekte in verträgliche Schritte ein
✅ Nutzt verschiedene Motivationswege für unterschiedliche Kollegen
✅ Kommuniziert klar und offen – in beide Richtungen
Verantwortung übernehmen ohne Chef zu sein kann eine echte Bereicherung sein – wenn man es als Möglichkeit begreift, statt als Hindernis. 💡 Welche Erfahrungen habt Ihr damit gemacht? Schreibt mir gerne in den Kommentaren! 😊
