Zu viel Arbeit – zu wenig Zeit?
Ich bin es wieder: Smartee – den Spitznamen habe ich mir nicht zuletzt auch dank meiner Fähigkeit, klug zu planen und dabei immer lässig zu bleiben, verdient. Heute geht es mir um ein Thema, das uns allen im Nacken sitzt: „zu viel Arbeit – zu wenig Zeit“.
Wir alle kennen es: Zu viel Arbeit und der Tag hat immer noch nur 24 Stunden. Aber was, wenn ich euch sage, dass wir das Steuer selbst in die Hand nehmen können? Ja, genau du und ich – wir können unsere Kapazitäten so planen, dass „zu viel Arbeit“ nur noch ein flüchtiger Schreck aus alten Zeiten ist.
Kapazitätsplanung ist kein Hexenwerk!
Ursachen von zu viel Arbeit
Die meisten Kanzleien suchen Mitarbeiter, weil die vorhandenen Kapazitäten an manchen Stellen gewaltig „knirschen“. Da das Finden wirklich guter Mitarbeiter echt schwierig ist und viel länger dauert als früher, haben Chefin und Chef in unserer Kanzlei auch andere Maßnahmen ergriffen: Wir haben Mandanten gekündigt, die uns schon lange „auf die Nerven“ gegangen sind. Im Moment nehmen wir auch so gut wie keine neuen Mandanten an. Das hat schon mal geholfen. Natürlich treiben wir die Automatisierung unserer Prozesse voran. Dazu mehr in unserem Blogbeitrag Go Digital. Trotzdem hatten viele von uns noch das Gefühl, das am Ende des Monats noch Arbeit übrig war. Es gibt mittlerweile auch Aufträge, bei denen wir unsere Mandanten immer wieder vertrösten müssen. „Schneller arbeiten“ ist da nicht immer die Lösung – – wir haben ja unsere Arbeitsorganisation schon optimiert. Darüber habe ich im Blogbeitrag Organisieren statt Chaos schon berichtet.
Auftragsplanung ist Chefsache? Von wegen!
Manche ChefInnen planen gerne ganz genau. Manche gar nicht. Unsere Chefin gehört zur ersten Fraktion, unser Chef ist eher der „Improvisator“. Schwer zu sagen, welches die bessere Methode ist. Die Trefferquote bei der Einschätzung unserer tatsächlichen Kapazitäten ist bei beiden Methoden mäßig oder?
Zugegeben – vieles plant sich in der Kanzlei „von selbst“. Das endet allerdings nicht selten im zumindest kleinen Alltags-Chaos. Und damit im Stress.
Der Maßstab: Halten wir die monatlichen Termine bei Fibu und Co. ein und sind zum 31.12. alle Jahresabschlüsse fertig, ohne dass wir japsend unterm Weihnachtsbaum liegen?
Auftragsplanung ist zu viel Arbeit für wenig Erfolg?
Viel Lärm um nichts? Die bisherige Planung hatte eine sehr kleine Halbwertzeit. Wenn wir Montagmorgen in die Wochenplanung geschaut haben, sah es noch gut aus. Zwei Stunden später war alles schon wieder ganz anders. Gefühlt hat die Planung nur eine kurze Scheinsicherheit gebracht. Unsere Chefin nahm unsere Unzufriedenheit ernst. Sie hat im delfi-net, dem Steuerberater-Netzwerk, in dem wir mit unserer Kanzlei sind, eine neue Art der Kapazitäts- und Auftragsplanung kennen gelernt, bei der auch die Mitarbeitenden einbezogen werden. Also hat sie uns mal machen lassen. Ein neues Motto war geboren:
Zu viel Arbeit? Nicht mit uns!
Das Zauberwort heißt: realistische Kapazitätsplanung. Denn in der Auftragsplanung kann ja nur die Zeit verplant werden, die auch wirklich da ist. Das gab bei uns zwei „Bauchgefühle“: Unsere Chefin meinte, dass die Auslastung grundsätzlich passt. Wir hatten eher das Gefühl einer permanenten Überlastung. Mit „Bauchgefühl“ kommen wir also hier nicht weiter. Wir brauchen eine Kapazitätsplanung, die grundsätzlich realistisch und auch immer wieder anpassbar ist. Schließlich sind wir ja Zahlenmenschen oder?
Alles im Griff: Clevere Kapazitätsplanung
Beginnen wir mit den Grundlagen. Eine realistische Einschätzung unserer Arbeitsstunden ist das A und O. Denkt dran, nicht nur die Stunden zählen, die ihr am Schreibtisch verbringt. Feiertage, Urlaub, die unvermeidliche Erkältung – all das muss in eure Planung mit einfließen. Nichts ist frustrierender als zu denken, man hätte mehr Zeit als tatsächlich verfügbar. Damit die „zu viel Arbeit“-Falle nicht zuschnappt, lasst uns smart planen!
Weitere Aspekte sind „das Unplanbare“ und das, was wir hier die „Kanzleizeit“ nennen. Ihr kennt es vielleicht als „unproduktive Zeiten“. Den Ausdruck haben wir abgeschafft. Mitarbeiterbesprechungen, Projekte wie Digitalisierung oder Prozessoptimierung oder Fortbildung tragen für uns entscheidend zur Produktivität bei.
Auftragsplanung – Wir sind am Drücker!
Jetzt, wo wir wissen, was wir leisten können, werfen wir einen Blick auf unsere Aufträge. Das Wichtigste ist für uns eine realistische Planung. Wir berücksichtigen verschiedene Planungskriterien, um so viele Eventualitäten schon vorher einzubauen. Und wir wissen vorher tatsächlich mehr als wir gedacht haben.
Beispiele sind hier: Fristen vom Finanzamt oder der Bank, unsere Urlaubsplanung, bekannte Schwangerschaften und größere Fortbildungen.
Zu viel Arbeit? Nicht mit einer klugen Priorisierung! An manchen Stellen entscheiden wir in der Kanzlei die Prioritäten. Dabei hilft uns zum Beispiel unsere ABC-Mandanteneinteilung. Wir schauen, welche Aufträge brennen und welche vielleicht noch einen Tick warten können. Transparente Kommunikation mit unseren Chefs und Mandanten ist dabei der Schlüssel – kein Ratespiel mehr, sondern klare Ansagen, was wann fertig ist.
Zu viel Arbeit war gestern – Heute ist Monitoring angesagt!
Regelmäßiges Checken, wie weit wir sind, hilft uns, nicht vom Weg abzukommen. Zu viel Arbeit entsteht oft, weil wir nicht früh genug merken, dass wir hinterherhinken. Also, lasst uns unsere Fortschritte überwachen und anpassen, wo nötig.
Wir treffen uns täglich morgens ganz kurz zum „Daily“ – persönlich. Online bzw. hybrid. Das dauert meist nur 10 Minuten. Wir tauschen uns kurz aus, was wir vor haben und wo es vielleicht gerade hakt. So können wir unsere Planung immer wieder flexibel anpassen.
Tools? Vorsicht bei der Auswahl
Natürlich überlegen wir immer gleich auch, welches Tool uns die Arbeit leichter macht. Darüber haben wir uns auch im Netzwerk ausgetauscht. Schließlich wollen wir den Zeitgewinn durch unsere bessere Planung nicht durch einen noch größeren Zeitverlust bei der Bedienung des Tools verlieren. Unser Ergebnis: Kanzleien bis 10 Mitarbeitern brauchen kein „großes“, zusätzliches Tool für die Planung. Die Kanzleisoftware reicht hier in der Regel aus. Für das Handling und das Monitoring sind die dort meist ausgegebenen Listen allerdings nicht so toll geeignet. Wir visualisieren unsere Planung zunächst mit Post It´s ® – das ist für uns übersichtlicher. Größere Kanzleien nutzen Tools wie Ingentis oder das Kanzleicockpit – auf der Steuerberaterexpo, zu der wir jedes Jahr mit dem gesamten Team fahren, haben wir neue, spannende Tools auf PowerBI-Basis gesehen. Da solltet Ihr Euch auch mal umschauen.
Achtung: Das Tool ist nicht alles. Egal, welches Tool Ihr nutzt, entscheidend sind die Gedanken dahinter. Mit unrealistischen Annahmen bei Kapazität und Aufträgen kommt hinten auch mit einem tollen Tool nicht wirklich ein gutes Ergebnis raus.
Kommunikation – Sprecht es aus!
Zu viel Arbeit kann auch ein Kommunikationsproblem sein. Seid offen für Gespräche mit euren Kollegen und Vorgesetzten. Manchmal ist eine kleine Anpassung im Workflow alles, was nötig ist, um aus „zu viel Arbeit“ wieder ein voll machbares Pensum zu machen.
Lasst uns das Ruder übernehmen!
Zu viel Arbeit? Nee, passt!
Wenn wir sehen, dass etwas aus dem Ruder läuft, packen wir es an. Nutzen Tools wie das Kapazitätsbarometer vom delfi-net und planen aktiv mit. So behalten wir den Überblick und können überstundenreiche Wochen vermeiden. Und unsere Chefin darf natürlich mit machen. 😇
Jammern ist keine Strategie
Liebe Kolleginnen und Kollegen, lasst „zu viel Arbeit“ nicht zu unserem Mantra werden. Wir haben es selbst in der Hand, unseren Arbeitsalltag effizient und sinnvoll zu gestalten. Mit ein bisschen Planung und viel Kommunikation können wir sicherstellen, dass wir am Ende des Tages stolz auf unsere Leistung sind – ohne dass uns die Arbeit über den Kopf wächst.
Bleibt locker und plant klug, Eure Smartee
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