„Wie soll ich das denn jetzt buchen?“ – Kommt Dir dieser Satz bekannt vor? Wenn in der Kanzlei mal wieder eine Buchhaltung nicht vollständig ist, stapeln sich nicht nur die Belege, sondern auch die Frustration. Oft genug liegt es daran, dass Mandanten die notwendigen Unterlagen nicht rechtzeitig oder vollständig einreichen. Manche melden sich auf unsere Rückfragen nur mit großer Verzögerung – oder gar nicht.
Mehr zum Thema „Belege“ findest du in meinem Blogartikel „Belege, Belege, Belege – mittelalterliche Folter oder moderne Effizienz?“
Ich kenne das Gefühl, dass uns die Zusammenarbeit mit manchen Mandanten an unsere Grenzen bringt. Doch bevor wir uns in Ärger verlieren, habe ich für mich einen Ansatz gefunden: Feedbackgespräche mit Mandanten. Nicht, um Kritik loszuwerden, sondern um gemeinsam besser zu werden. Und ja, das funktioniert auch bei den „besonders spannenden“ Mandantentypen.
Warum Feedbackgespräche mit Mandanten?
Unsere Kanzlei hat sich in den letzten Jahren stark verändert: Digitalisierung, neue Prozesse, andere Erwartungen. Aber eines bleibt gleich: Ohne unsere Mandanten geht nichts. Wenn wir aber ständig hinter Unterlagen herlaufen müssen oder Rückfragen unbeantwortet bleiben, wird es schwer, die Qualität zu liefern, die wir versprechen. Hier helfen klare Gespräche.
Feedbackgespräche mit Mandanten sind für mich wie ein Sicherheitsnetz in der Zusammenarbeit. Sie schaffen Raum für gegenseitige Erwartungen und Missverständnisse. Dabei geht es nicht darum, Schuld zuzuweisen, sondern Lösungen zu finden.
Die Mandanten verstehen: Wer sitzt mir gegenüber?
In unseren Gesprächen habe ich festgestellt, dass die Art und Weise, wie ich Feedback gebe, stark davon abhängt, welcher Mandant vor mir sitzt. Jede Persönlichkeit bringt eigene Stärken und Herausforderungen mit.
1. Der „Macher“
Dieser Mandant ist ergebnisorientiert und hat immer einen vollen Terminkalender. Die Buchhaltung ist für ihn nur Mittel zum Zweck.
Problem: Belege kommen oft spät, unvollständig oder erst auf Nachfrage. Antworten auf Rückfragen? Knapp und schnell, wenn überhaupt.
Mein Ansatz: Ich komme direkt auf den Punkt. „Herr Meier, damit Ihre BWA aussagekräftig ist, brauche ich die Unterlagen bis spätestens Freitag. Nur so können wir Steueroptimierungen rechtzeitig vornehmen.“ Hier biete ich klare Deadlines und zeige, wie die Zusammenarbeit durch Feedbackgespräche mit Mandanten verbessert werden kann.
2. Der „Planer“
Dieser Mandant ist detailverliebt und möchte alles perfekt haben – aber nur, wenn er versteht, warum es wichtig ist.
Problem: Er hält Fristen ein, aber nur, wenn er genau weiß, wozu etwas dient. Rückfragen werden umfangreich, oft zu sehr ins Detail gehend.
Mein Ansatz: Ich erkläre Hintergründe. „Frau Schmitt, die fehlenden Rechnungen für Ihre laufenden Kosten sind wichtig, damit die Liquiditätsplanung vollständig ist. Ohne diese Informationen könnten wir falsche Ergebnisse präsentieren.“ Geduld ist hier mein Schlüssel, denn Feedbackgespräche mit Mandanten helfen, Vertrauen und Verständnis aufzubauen.
3. Der „Netzwerker“
Dieser Mandant ist kommunikativ und bringt gerne persönliche Geschichten ins Gespräch.
Problem: Er verliert sich leicht in Gesprächen und übersieht oft, welche Unterlagen wichtig sind. Rückfragen gehen in der Flut an Infos unter.
Mein Ansatz: Ich leite das Gespräch freundlich, aber bestimmt. „Herr Müller, es ist super, dass Sie immer so offen sind. Lassen Sie uns kurz klären, welche Belege wir für das nächste Quartal brauchen, und danach bin ich gespannt auf Ihre Urlaubsgeschichte.“ Struktur hilft hier, und ein klarer Ablauf für Feedbackgespräche mit Mandanten sorgt dafür, dass wir gemeinsam auf Kurs bleiben.
4. Der „Harmoniker“
Dieser Mandant will es allen recht machen und Konflikte vermeiden.
Problem: Belege fehlen oft, weil er nicht sicher ist, ob sie relevant sind. Rückfragen beantwortet er, hat dabei aber oft Angst, etwas falsch zu machen.
Mein Ansatz: Ich schaffe eine entspannte Atmosphäre. „Frau Fischer, es gibt keine falschen Belege. Lieber schicken Sie mir zu viel, als dass etwas Wichtiges fehlt. Ich sortiere das für Sie.“ Feedbackgespräche mit Mandanten dienen hier vor allem dazu, Unsicherheiten abzubauen und eine klare Struktur zu geben.
Ein Praxisbeispiel
Vor ein paar Monaten hatte ich ein Feedbackgespräch mit einem Mandanten, der ein Café betreibt. Er gehört eindeutig in die Kategorie „Netzwerker“. Die Buchhaltung war jedes Quartal eine Herausforderung, weil er ständig Unterlagen vergaß. Unsere Rückfragen liefen ins Leere – oft kamen als Antwort nur lustige Sprachnachrichten.
Im Gespräch habe ich ihm klar gemacht, dass seine Buchhaltung die Basis für alles ist: Kreditwürdigkeit, Steuervorteile und vor allem weniger Stress bei Prüfungen. Er hat verstanden, dass wir als Team arbeiten müssen. Seitdem gibt es feste Abgabetermine, und ich bekomme die Belege pünktlich – ein Erfolg, der ohne Feedbackgespräche mit Mandanten nicht möglich gewesen wäre.
Feedback braucht Vorbereitung
Damit Feedbackgespräche mit Mandanten erfolgreich sind, habe ich ein paar Regeln für mich aufgestellt.
Ich nenne sie meine „Gimme Five“-Feedbackregeln😉
- Fakten statt Vorwürfe: Ich beziehe mich immer auf konkrete Situationen.
- Lösungen anbieten: Ich komme nie ohne Vorschläge ins Gespräch.
- Emotionen steuern: Auch wenn ich mich ärgere, bleibe ich professionell.
- Zuhören: Ich gebe dem Mandanten Raum, seine Sicht zu schildern.
- Follow-up: Nach dem Gespräch halte ich Ergebnisse schriftlich fest.
Fazit: Reden statt ärgern
Feedbackgespräche mit Mandanten sind keine Selbstverständlichkeit, aber sie lohnen sich. Sie schaffen Klarheit, stärken die Zusammenarbeit und sorgen langfristig für weniger Stress – für uns und die Mandanten.
Und ja, auch die schwierigsten Mandantentypen können sich ändern, wenn wir den richtigen Ton treffen. Mein Motto: Feedback ist keine Kritik, sondern ein Angebot, gemeinsam besser zu werden.
Hast Du schon mal Feedbackgespräche mit Mandanten geführt? Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen in den Kommentaren! 😊
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