Organisieren wird auch bei Euch gerne mal hinten an gestellt, wenn der Arbeitsanfall steigt? Wir verfallen dann manchmal in den „Wurstel-Modus“. Zeit ist in der Kanzlei immer knapp – und KUG und andere Zusatzarbeiten durch den Virus machen es nicht besser. In diesem Artikel zeige ich Dir wie Du trotz Mehrarbeit und Homeoffice Deine Aufgaben so organisieren kannst, dass Du sie schneller vom Tisch bekommst. Spoileralarm: Ich verrate Dir auch was Zeitmanagement mit Tomaten zu tun hat.
Idee 1: Organisieren durch Fokussieren
Auch wenn es noch so cool klingt: Multitasking ist keine Lösung. Nach unserer Erfahrung erreichen wir die besten Arbeitsergebnisse, wenn wir uns voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Leichter gesagt als getan? Hier meine smarten Tipps für Dich:
Smartee-Tipps: Störungen weg organisieren
- Fenster zu – es zieht (Aufmerksamkeit). Behalte am Rechner nur die Fenster offen, die Du für die aktuelle Aufgabe wirklich brauchst. Wir nennen das auch „digitales Leertischlern“.
- Tür zu – Kopfhörer auf – gerade, wenn Du nicht alleine im Raum bist. Egal ob zu Hause oder im Büro. In einigen unserer Kanzleien gibt es dafür NCR-Headsets von Bose oder Sony. So organisieren wir den Lärm einfach weg😎
- Halt die Klappe – stille Zeit für konzentriertes Arbeiten
- Sprints statt Marathon – hohe Konzentration hält nicht lange. Probiere die „Pomodorotechnik“ aus. Sie folgt einem klaren Rhythmus: 25 Minuten Hochkonzentration, 5 Minuten Pause – 3 bis 4 mal wiederholen. Danach eine längere Pause von 15 – 30 Minuten. Du wirst erstaunt sein, wie viel mehr Du schaffst. Und hier die Auflösung zu den „Zeit-Tomaten“: Die Methode hat Francesco Cirillo (allein schon der Name zergeht auf der Zunge, oder Mädels?😍) erfunden. Um die Zeiten einzuhalten hat er die Eieruhr aus der Küche genommen – in Form einer Tomate.
Wenn Du mehr über die Methode erfahren möchtest hier ein kurzes Erklärvideo: https://www.youtube.com/watch?v=Q85GEcewm9o
Wichtig: Verschwende die Pomodoro-Technik nicht an Aufgaben, die Du auch gut ohne Super-Konzentration organisieren kannst. Die Methode funktioniert hervorragend für den Abschluss, an dem Du endlich mal dran bleiben willst. Oder bei der Abstimmung der Anzahlungen beim gerade neu in die Kanzlei gekommenen Mandanten. Bei den Orga-Heldinnen (Sekretariat ist so altmodisch) ist es bei uns der monatliche Rechnungslauf, für den sich Jenny den Kopfhörer aufsetzt.
Idee 2: Organisieren durch Planung
Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum und bietet daher einen Lerneffekt. Nicht zuletzt, wenn wir durch Teilzeit und Homeoffice nicht immer alle gleichzeitig an einem Ort sind, muss klar sein, wer eigentlich an was arbeitet.
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Smartee-Tipps: gemeinsam organisieren
- Powerbriefing – 15 Min jeden Morgen – persönlich und/ oder online. Was ist heute Deine wichtigste Aufgabe? Was brauchst Du vom Chef/ den Kollegen für Deine Arbeit? Was brauchen die anderen von Dir?
- Arbeitsteilung nutzen – Muss jeder KUG oder Förderanträge oder andere spezielle Aufgaben machen? Wie könnt Ihr gleichartige Tätigkeiten bündeln? Das spart auch Zeit bei der Fortbildung.
- Arbeitsort optimieren – Wo arbeitest Du am besten an was? Fibu zu Hause am 13 Zoll Laptop? Was eignet sich für welchen Arbeitsort? Was geht einfach besser persönlich?
Weitere Tipps für Dein Homeoffice findest Du in unserem Blogbeitrag: Steuerfachangestellte im Homeoffice
- Kommunikationskonzept – Chatten statt Reden. Wir lösen bei der Arbeit mittlerweile so viel möglich über ein Chatsystem (Slack oder MSTeams sind im Moment die Favoriten im Netzwerk). Die Abstimmung untereinander wird damit einfacher, transparenter und oft schneller. Telefon, Videocall und das persönliche Gespräch ersetzen in dieser Reihenfolge den Chat nur, wenn es nicht anders geht. Vor allem sind wir froh, dass die internen E-Mails dadurch fast vollkommen verschwunden sind. Uns bleibt damit mehr Zeit für persönliche Gespräche zu wirklich wichtigen Dingen – oder einfach nur zum Quatschen.
Idee 3: Organisieren durch Entscheiden
„Frageschleifen“ bei Kollegen oder dem Chef kosten wertvolle Zeit. Als smarte Profis wollen wir so viel wie möglich selbst entscheiden.
Smartee-Tipps: klare Entscheidungen
- Verantwortungsbereiche klären – wofür bist Du verantwortlich, kannst also selbständig entscheiden?
- Reicht – perfekt wird überschätzt. Mit Kleinigkeiten können wir uns in den Fibus, Bilanzen und Steuererklärungen nicht aufhalten. Wir sprechen regelmäßig über unsere „Nicht-Aufgriffsgrenzen“. Wer will sich schon um 25 Cent Differenz beim Skonto kümmern😇.
- Not – to – do Liste – gemeinsam entscheiden wir in der Kanzlei, was wir weglassen. Welche Projekte können wir zum Beispiel verschieben? Dabei hilft uns unser Projektmanagement, das ich Dir im Blogbeitrag: „Go digital“ vorstelle.
- Kurze Wege zum Entscheider – wenn Du etwas doch (noch) nicht alleine organisieren oder entscheiden kannst, kommt wieder der Chat ins Spiel … Denn wir haben echt was Besseres zu tun, als bei der Chefin oder dem Chef Schlange zu stehen. Mittlerweile funktioniert das auch ganz gut bei unseren Paten für die Azubis. Wenn die Alltags-Fragen per Chat gelöst sind, bleibt auch hier wieder mehr Zeit für das persönliche Onboarding.
Also: Organisieren statt Chaos ...
… ist uns wichtig. Wie war das: Wir haben viel zu tun – lassen wir es liegen bis es quietscht? Besser wir kriegen die Routinedinge schnell vom Tisch, um uns um die wirklich wichtigen Dinge für unsere Mandanten und uns zu kümmern.
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